Gebruikersovereenkomst en Privacyverklaring

LOP Aalst SO
Gebruikers- en privacy voorwaarden
Aanmeldingssysteem voor 1A en 1B

Update 6 mei 2021

Door het verzenden van het aanmeldformulier ga je akkoord dat het Lokaal Overlegplatform (LOP) Aalst SO de ingevulde persoonsgegevens conform haar privacy beleid behandelt.
Als je het aanmeldformulier verzendt, geef je ons toestemming om ze te gebruiken voor het aanmelden van je kind tijdens het huidige aanmeldjaar en voor de evaluatie van de aanmeldingsprocedure.

We verwijderen deze gegevens uit de database van ons aanmeldsysteem na het einde van het schooljaar waarvoor je kind is aangemeld.

Je ontvangt, bij het afronden van de aanmelding een overzicht van de ingevulde gegevens van je kind.
Je kan contact opnemen met de disfunctiecommissie van het LOP Aalst SO – helpdesk@naarschoolinaalst.be om foute gegevens aan te passen of te verwijderen.
Vermoed je dat iemand je persoonsgegevens onrechtmatig gebruikt?
Meld het aan de disfunctiecommissie van het LOP Aalst SO helpdesk@naarschoolinaalst.be (Bij deze commissie kan je ook een klacht indienen over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan. Zie verder op het einde van deze tekst.)

Indien je denkt dat de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van je kind niet gebeurt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), kan je een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie via
https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc

Meer informatie over uw rechten en privacy vindt u bij ‘Veel gestelde vragen’ op de website www.naarschoolinaalst.be.

Gebruikersovereenkomst

Beste ouder,

Als je jouw kind aanmeldt via www.naarschoolinaalst.be ga je akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het LOP Aalst SO die daarbij horen. Deze lees je in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Aalst SO zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten via helpdesk@naarschoolinaalst.be . Houd er wel rekening mee dat wij jou dan de gevraagde dienst ‘het verwerken van de aanmelding van je kind’ niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen starten.

Gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem BDWM

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Scholen voor gewoon onderwijs, gelegen in het werkingsgebied van het LOP Aalst Secundair onderwijs, zijn decretaal verplicht om hiervoor te werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem.

De schoolbesturen van het LOP Aalst SO mandateren het LOP Aalst SO voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Uw persoonsgegevens worden door het LOP Aalst SO verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2021-2022, op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.

Privacyverklaring.

Welke informatie van uw gezin zit in het aanmeldingsregister ?

In het aanmeldingsregister komt de informatie:

  • Die je bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, uw schoolkeuzes en uw voorkeurorde.
  • Die noodzakelijk is voor de ordening van je kind in elke school die je aangeeft:
    • Of een ouder op de school werkt,
    • Of er al een broer of zus op school zit,
    • De vragen om te bepalen of uw kind indicator- of niet-indicatorleerling is:

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind.

Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren?
Je kunt jouw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode.
Je contacteert de helpdesk helpdesk@naarschoolinaalst.be
Je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens.

Na 23 april /04/2021 om 15u (einde van de aanmeldperiode) is het niet meer mogelijk om je gegevens te wijzigen.

Waarvoor worden de gegevens van je kind en je gezin gebruikt ?

  • Op individueel niveau worden de gegevens van je kind gebruikt voor:
    • de rangordening van je kind en de toewijzing van een school.
    • Om je op de hoogte te brengen van het resultaat van je aanmelding.
    • Om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven.
    • Om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.
  • Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt
    • om de goede werking van het aanmeldsysteem BDWM te evalueren
    • Om na te gaan of het systeem technisch goed functioneert, de rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren
    • In welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders
    • Om te weten in welke mate we erin slagen in scholen een evenredige verdeling van kansarme en kansrijke kinderen te realiseren
  • Als je daarvoor toestemming geeft bij het verzenden van je aanmelding :
    • kunnen je contactgegevens ook gebruikt worden voor gerelateerde zaken, zoals de bevraging in het kader van de tevredenheidsmeting bij ouders

Wie kan welke gegevens van uw kind en uw gezinssituatie inzien ?

  • De personen die door het LOP Aalst SO gemandateerd zijn om het aanmeldsysteem te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen te bemannen.
  • De directeur van de school die aan je kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van je kind.
  • De school krijgt niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
  • De directeur van de scholen waar je kind op de weigeringslijst komt.
  • Ook deze scholen krijgen niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
    De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:
    • adres, telefoonnummer en naam van de ouders
    • geboortedatum, RRN (rijksregisternummer), adres van het kind
    • of het kind een verslag heeft met toegang tot buitengewoon onderwijs
    • je antwoord op de vragen omtrent het onderwijsniveauvan de moeder en het ontvangen van een schooltoelage/ schooltoeslag
    • of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel

Hoe worden de gegevens van uw gezin gecontroleerd?
De controle bestaat uit 2 delen:

  • Controle door de beheerder :
    Voor het toewijzen van de plaatsen
    , (volgens de criteria afgesproken in het LOP Aalst SO _ zie werkwijze van het algoritme) gebeuren volgende noodzakelijke controles:
    Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
    Dubbele aanmelddossiers : één kind kan maar één keer aangemeld worden.
    Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen.
    De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of te corrigeren.
    Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een aanmelddossier nooit aangepast.
  • Controle door de school bij inschrijving:
    Wanneer je je kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:
    • Identiteitsbewijs van je kind;
    • Bewijs van woon- of verblijfplaats van het kind;
    • Bewijs van schooltoeslag voor schooljaar 2019-2020 of 2020-2021
    • Verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs (indien van toepassing).

Opgelet !

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je je recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

Hoelang worden je gegevens bewaard?

Het LOP bewaart gedurende maximum 5 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeld – en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan u terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

  • Heb je vragen over welke gegevens wij over jou verwerken?
    Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen?
    Neem contact op met helpdesk@naarschoolinaalst.be
  • Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Wend je tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc .
  • Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan?
    Er is een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing ?

Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldingsperiode om contact te nemen.

Bezorg de disfunctiecommissie van het LOP Aalst SO uw eventuele klacht bij voorkeur voor 28 april 2021 en uiterlijk op 14 mei 2021.

  • Ben je niet akkoord met de beslissing van deze lokale commissie, dan kun je een klacht indienen bij de commissie inzake Leerlingenrechten.