Gebruikersovereenkomst- en privacy voorwaarden

LOP Aalst SO
Gebruikers- en privacy voorwaarden

Aanmeldingssysteem voor 1A en 1B
Ontwerpversie januari 2023

1. Gebruikersovereenkomst

Beste ouder,

Als je jouw kind aanmeldt via www.naarschoolinaalst.be ga je akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het LOP Aalst SO die daarbij horen. Deze lees je in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Aalst SO zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten via helpdesk@naarschoolinaalst.be .  Houd er wel rekening mee dat wij jou dan de gevraagde dienst ‘het verwerken van de aanmelding van je kind’ niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen starten.

2. Gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem BDWM[DE1] 

BDWM is de software-ontwikkelaar die instaat voor de ontwikkeling en het onderhoud van het aanmeldingssysteem.

Contactgegevens :
BDWM, Jules colle
Nekkersvijverstraat 73
9040 Gent
Ondernemingsnummer : BE0828 70 30 68
E-mailadres : jules@bdwm.be

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Alle scholen voor gewoon secundair onderwijs in Aalst hebben het LOP Aalst SO gemandateerd om een gemeenschappelijke aanmeldprocedure volgens de modaliteiten van het standaarddossier C aan te sturen en dit te melden aan het Vlaams Agentschap voor Onderwijsdiensten. 

De schoolbesturen van het LOP Aalst SO mandateren het LOP Aalst SO voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Uw persoonsgegevens worden door het LOP Aalst SO verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2023-2024, op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.[DE2] 

3. Privacyverklaring.

3.1. Welke informatie van uw gezin zit in het aanmeldingsregister ?

In het aanmeldingsregister is volgende informatie opgenomen :  

  • De ingevulde aanmeldgegevens : de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, wie het kind heeft aangemeld (ev. vertrouwenspersoon), contactgegevens van de ouders, jouw schoolkeuzes en jouw voorkeurorde.
  • De gegevens die nodig zijn voor de ordening van je kind in elke school die je aangeeft :
    • Of een ouder op de school werkt,
    • Of er al een broer of zus op school zit,


Zodra de aanmelding correct is geregistreerd, wordt de naam van je kindje geschrapt op de lijst van te contacteren ouders voor ev. hulp om aan te melden.
Er wordt verder geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind.

3.2. Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren ?

Je kunt jouw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. 
Je contacteert de helpdesk helpdesk@naarschoolinaalst.be
Je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens. 
Na 21 april om 16u is het niet meer mogelijk om je gegevens te wijzigen.

3.3. Waarvoor worden de gegevens van je kind en je gezin gebruikt ?
Op individueel niveau worden de gegevens van je kind gebruikt voor:

  • de rangordening van je kind en de toewijzing van een school.Om je op de hoogte te brengen van het resultaat van je aanmelding.

  • Om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven.

  • Om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.

Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt

  • om de goede werking van het aanmeldsysteem BDWM te evalueren
  • Om na te gaan of het systeem technisch goed functioneert, de rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren

In welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders

3.4. Wie kan welke gegevens van uw kind en uw gezinssituatie inzien ?

De personen die door het LOP Aalst SO gemandateerd zijn om het aanmeldsysteem te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen te bemannen.

Jules Colle, contactpersoon voor BDWM die het aanmeldsysteem operationeel maakt conform de afspraken met het LOP Aalst SO

De directeur van de school die aan je kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijving van je kind.

De school krijgt niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.

De directeur van de scholen waar je kind op de weigeringslijst komt.

De scholen hebben uitsluitend toegang  tot de volgende gegevens:

  • adres, telefoonnummer en naam van de ouders
  • geboortedatum, RRN (rijksregisternummer), adres  van het kind

of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel

3.5. Hoe worden de gegevens van uw gezin gecontroleerd ?

De controle bestaat uit 3 delen:

1. Opvolging van vragen tav de helpdesk

Volgende medewerkers (helpdesk-medewerkers) krijgen toegang tot het aanmeldregister om op vraag van ouders aanmeldingen te wijzigen, aan te passen :
Jules Colle – BDWM – ontwikkelaar van het aanmeldsysteem

Liesbeth Croene – LOP Deskundige
Lieve Van Den Eeckhout – Dienst Onderwijs Stad Aalst

Jo Van Vaerenbergh – VLCB
Vicky Cooman – Scholengemeenschap GO!
Sylvie Rosewick – Huis van het Kind

De helpdesk – medewerkers ondertekenen een gedragscode.  Zie bijlage.

2. Opvolging van het ordenen en toewijzen

De volgende beheerders staan in voor het ordenen en toewijzen van de plaatsen :

Jules Colle – BDWM – ontwikkelaar van het aanmeldsysteem
Liesbeth Croene – LOP Deskundige

Johan De Wilde – LOP Voorzitter
Gerechtsdeurwaarder

De beheerders controleren de toepassing van de afgesproken criteria en staan in voor de noodzakelijke controles:

  • Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
  • Dubbele aanmelddossiers : één kind kan maar één keer aangemeld worden.
  • Onpartijdige toepassing van het toevals-algoritme

Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen.
De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of te corrigeren. 
Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een aanmelddossier nooit aangepast.

3. Controle door de school bij inschrijving:

Wanneer je je kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:

  • Identiteitsbewijs van je kind;
  • Behoort je kind tot een voorrangsgroep = is er al een oudere broer of zus ingeschreven inde school
  • Bewijs van woon- of verblijfplaats van het kind;

Opgelet !

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je je recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

3.6. Opslaan en beveiliging van aanmeldgegevens
Nog af te stemmen met BDWM

3.7. Hoelang worden je gegevens bewaard ?

Het LOP bewaart gedurende maximum 5 jaar een dataset  in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeld – en inschrijvingsprocedure.  [DE4] Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. 

3.8. Waar kan u terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring ?

Heb je vragen over welke gegevens wij over jou verwerken?
Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen?
Neem contact op met helpdesk@naarschoolinaalst.be

Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Wend je tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via  https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc .

  • Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure ?  Ondervind je een probleem bij het aanmelden ?  Heb je een klacht over het resultaat van de aanmelding ?
    Neem contact op met helpdesk@naarschoolinaalst.be
    • Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldingsperiode om contact te nemen. 
      Bezorg de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst SO  uw eventuele klacht bij voorkeur voor 25 april 2023 en  uiterlijk op 20 mei 2023 via
      helpdesk@naarschoolinaalst.be
    • De LOP Deskundige zal uw vraag/klacht voorleggen aan de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst Secundair onderwijs
  • Ben je niet akkoord met het resultaat van de aanmelding en/of met het antwoord van de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst SO ?
    Je kan binnen de 30 schooldagen na de vaststelling van de betwiste feiten  een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten. 

Contactgegevens :
Vlaamse overheid Agentschap voor Onderwijsdiensten – AGODI Hendrik Consciencegebouw Secretariaat Commissie inzake Leerlingenrechten Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel

E-mail : commissie.leerlingenrechten@vlaanderen.beTel : 02 553 98 83

4. Aan-vink-veld op het aanmeldformulier

De ouder geeft toestemming via het aanvinkveld in het digitaal aanmeldformulier om de aanmeldgegevens van het kind te gebruiken binnen de vooropgestelde gebruikersovereenkomst, zoals hierboven omschreven in het kader van een aanmeldprocedure.

Ik ben akkoord dat het Lokaal Overlegplatform (LOP) Aalst SO de ingevulde persoonsgegevens conform haar privacy beleid behandelt.
Als je dit aanmeldformulier verzendt, geef je ons toestemming om ze te gebruiken voor het aanmelden van je kind tijdens het huidige aanmeldjaar en voor de evaluatie van de aanmeldingsprocedure.

We verwijderen deze gegevens uit de database van ons aanmeldsysteem na het einde van het schooljaar waarvoor je kind is aangemeld.

Je ontvangt, bij het afronden van de aanmelding een overzicht van de ingevulde gegevens van je kind. 
Je kan contact opnemen met de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst SO – helpdesk@naarschoolinaalst.be om foute gegevens aan te passen of te verwijderen.
Vermoed je dat iemand je persoonsgegevens onrechtmatig gebruikt?
Meld het aan de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst SO helpdesk@naarschoolinaalst.be (Bij deze Ombudsdienst kan je ook een klacht indienen over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan. Zie verder op het einde van deze tekst).

Indien je denkt dat de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van je kind niet gebeurt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), kan je een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc .

Meer informatie over uw rechten en privacy vindt u bij ‘Veel gestelde vragen’ op de website https://so.naarschoolinaalst.be/veel-gestelde-vragen/


 [DE1]Er wordt in de tekst nergens verduidelijkt wie of wat BDWM is en wat ze precies doen. Dat lijkt me best te passen onder dit hoofdstuk.

 [DE2]Zou ik schrappen. Hiermee verwijs je naar een rechtsgrondslag voor het LOP als verwerkingsverantwoordelijke.

De rechtsgrondslag zou ik pas verduidelijken als in de regelgeving opgenomen is wie verwerkingsverantwoordelijke is.

 [DE3]Ik vermoed dat BDWM ook aan de gegevens kan?

 [DE4]Naast onderzoek en beleidsopvolging zal je de gegevens ook bewaren voor operationele opvolging van de aanmeldingen. Worden die in een ander systeem bewaard en wat zijn daar de bewaartermijnen?