Reglement van orde
- Regelgevend kader
De Ombudsdienst Inschrijvingen (ODI) wordt opgericht in het kader van een aanmeldprocedure door het LOP Aalst SO.
Conform het BVR over het inschrijvingsrecht in het basisonderwijs en het secundair onderwijs van 7/10/2022 – artikel 27, 28, 29 richt het LOP Aalst SO een Ombudsdienst Inschrijvingen op.
De samenstelling van de ODI en het reglement van Orde wordt door de meerderheid van onderwijspartners binnen het LOP goedgekeurd.
Alle leden zijn gehouden tot discretie, oefenen hun mandaat op een onpartijdige wijze uit en behartigen het algemene belang.
Opdrachten
1° Eerstelijns behandelen van klachten en vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen;
2° Eerstelijns vragen behandelen over een erkenning van de uitzonderlijke situatie van een in te schrijven leerling.
3°Evalueren van de behandelde klachten en vaststellingen met het oog op eventuele bijsturing van de aanmeldingsprocedure
Samenstelling
De ombudsdienst inschrijvingen bevat minstens volgende leden:
Een vertegenwoordiger van een erkende oudervereniging
o Marie Helene Tytgat. Plaatsvervanger : Inge Welkenhuysen
Een vertegenwoordiging van alle schoolbesturen die de aanmeldingsprocedure organiseren waarvoor de ombudsdienst inschrijvingen instaat
o Elisabeth Verschoore – Katholiek Onderwijs
o Mario Hoste – GO! Onderwijs
o Tim De Backer – Steineronderwijs
o Peter Dossche – VCLB
o Mandy Willems – CLB GO!
o Lieve Van Den Eeckhout – Dienst Onderwijs
LOP-voorzitter
LOP-Deskundige (secretaris)
Adviezen en resultaten bij klachten of de vaststellingen over technische fouten of materiële vergissingen:
Als de ombudsdienst inschrijvingen na een klacht over of een vaststelling van een technische fout of een zuiver materiële vergissing voor de definitieve toewijzingen een gunstig advies geeft over de correctie van de fout, kan de leerling door het LOP, het schoolbestuur of meerdere schoolbesturen samen met de correctie van de fout worden opgenomen in het aanmeldingsregister voor de definitieve toewijzing gebeurt.
Als de ombudsdienst inschrijvingen na een klacht over een technische fout of een zuiver materiële vergissing na een definitieve toewijzing een gunstig advies geeft over de correctie van de fout, kan de leerling door het betrokken schoolbestuur in overcapaciteit worden ingeschreven.
Als de ombudsdienst inschrijvingen een negatief advies geeft over een klacht over een technische fout of een materiële vergissing voor of na de definitieve toewijzingen, hoeft de school niets te wijzigen aan de aanmelding of toewijzing van de leerling in kwestie.
Een uitzonderlijke situatie van een in te schrijven leerling is een geval waarbij de betrokkene voor een specifieke school die aanmeldt een uitzonderlijke situatie inroept die alleen van toepassing is op de leerling in kwestie in die school en waarbij die inschrijving de enig mogelijke is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling.
Als een ouder een vraag voor de erkenning van een uitzonderlijke situatie stelt aan de ombudsdienst inschrijvingen, legt de ombudsdienst de vraag voor aan het schoolbestuur in kwestie. Indien het schoolbestuur in kwestie een eventuele inschrijving in overcapaciteit haalbaar acht, legt ze die vraag voor aan de CLR. De CLR beslist binnen dertig kalenderdagen over de uitzonderlijke situatie waarbij die inschrijving de enige mogelijke is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling.
Alleen als de CLR de uitzonderlijke situatie bevestigt waarbij die inschrijving de enige mogelijke is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling, kan de leerling in overcapaciteit worden ingeschreven.
Nadat de klacht over een technische fout of materiële vergissing is behandeld, kan een klacht ingediend worden bij de CLR.
- Procedure
2.1. Termijn indiening
Ouders van leerlingen en hun vertrouwenspersonen kunnen een klacht indienen of een vraag tot erkenning van een uitzonderlijke situatie stellen. De betrokken ouder moet akkoord zijn om de vraag te laten behandelen door de ODI. Vragen/klachten worden door het secretariaat van de Ombudsdienst verzameld via mail of na telefonisch contact.
Vaststellingen over technische fouten en klachten zijn ontvankelijk tot 15 kalenderdagen na de vaststelling van de betwiste feiten. Cfr codex secundair onderwijs artikel 253/11 §4
De indiener wordt geïnformeerd over de datum en het uur waarop de ODI zal samenkomen. De ouder (en ev. in aanwezigheid van een vertrouwenspersoon of raadsman) kan tijdens de zitting gehoord worden of de indiener kan voorafgaand aan de bespreking een bijkomende toelichting (mondeling en/of schriftelijk) aan het secretariaat geven.
2.2. Samenkomst ODI
De ODI komt telkens fysiek samen na de aanmeldperiode en na de controle van de aanmeldlijsten door de betrokken schoolbesturen.
De Ombudsdienst Inschrijvingen organiseert bijkomend overleg via mail, digitaal teamsoverleg of via een fysiek overleg naar aanleiding van een klacht of een vaststelling over een technische fout of een materiële vergissing.
De voorzitter bepaalt de wijze van vergaderen : fysiek of digitaal.
De Ombudsdienst vindt in principe plaats bij een voltallige aanwezigheid in de vergadering.
In geval van een fysieke of digitale teamsvergadering, plant de LOP deskundige een gunstige vergaderdatum op basis van het resultaat van een doodle dat wordt gedeeld met alle leden van de Ombudsdienst Inschrijvingen en bijkomende betrokken partners.
Bij elke beslissing moet een vertegenwoordiger van de betrokken school aanwezig zijn.
In functie van de continuïteit zal elk effectief lid zoveel mogelijk aanwezig zijn. Indien dit niet mogelijk is, kan men vertegenwoordigd worden door een plaatsvervanger. Elk effectief lid bepaalt zelf wie deze plaatsvervanger wordt en zorgt ervoor dat deze voldoende inhoudelijk op de hoogte is.
De indiener van de klacht of vaststelling, kan voor de aanvang van de zitting één of meer leden wraken. De plaatsvervanger neemt indien mogelijk de plaats in van het gewraakte lid. Indien de voorzitter wordt gewraakt, wordt onder leiding van de LOP deskundige onder de andere leden een plaatsvervangende voorzitter aangeduid. De redenen van de wraking zijn vermeld in de artikelen 828 en 829, tweede lid van het Gerechtelijk Wetboek.
2.3. Besluitvorming
De beraadslaging gebeurt achter gesloten deuren. Na beraadslaging wordt er gestreefd om in consensus een beslissing te nemen. Enkel de aanwezige leden hebben stemrecht. Als die consensus niet mogelijk is, wordt er gestemd. Bij gelijk aantal stemmen voor en tegen, is de stem van de voorzitter beslissend.
De LOP-deskundige maakt het verslag op.
Het verslag bevat aanwezigheden, weergave van overleg/argumentatie en wijze van besluitvorming.
De ombudsdienst stelt de indiener schriftelijk op de hoogte van hun advies en dit binnen de week na de bijeenkomst van de ODI.
2.4. Beroepsmogelijkheden bij de Commissie inzake Leerlingenrechten
Nadat de klacht over een technische fout of materiële vergissing is behandeld door de ombudsdienst, kan een klacht ingediend worden bij de CLR. 
De behandeling van de uitzonderlijke situatie kan geen voorwerp uitmaken van een klacht bij de CLR.
De behandeling van een klacht of vraag bij de ombudsdienst schort de termijn op voor de indiening van een klacht bij de CLR en de termijn van 10 kalenderdagen voor de bemiddeling in het LOP.
2.5 In werking treding
Dit reglement van orde met betrekking tot de Ombudsdienst Inschrijvingen (ODI) gaat in voor de aanmeldingsprocedure vanaf schooljaar 2024-2025.