Gebruikersovereenkomst- en privacy voorwaarden

LOP Aalst SO
Gebruikers- en privacy voorwaarden

Aanmeldingssysteem voor 1A en 1B

Update 15 februari 2024

1. Gebruikersovereenkomst

Beste ouder,

Als je jouw kind aanmeldt via www.naarschoolinaalst.be ga je akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het LOP Aalst SO die daarbij horen. Deze lees je in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Aalst SO zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten via helpdesk@naarschoolinaalst.be . Houd er wel rekening mee dat wij jou dan de gevraagde dienst ‘het verwerken van de aanmelding van je kind’ niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen starten.


2. Gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem BDWM

BDWM is de software-ontwikkelaar die instaat voor de ontwikkeling en het onderhoud van het aanmeldingssysteem.

Contactgegevens:
BDWM, Jules Colle
Nekkersvijverstraat 73
9040 Gent
Ondernemingsnummer: BE0828 70 30 68
E-mailadres: jules@bdwm.be

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Alle scholen voor gewoon secundair onderwijs in Aalst hebben het LOP Aalst SO gemandateerd om een gemeenschappelijke aanmeldprocedure volgens de modaliteiten van het standaarddossier C aan te sturen en dit te melden aan het Vlaams Agentschap voor Onderwijsdiensten.

De schoolbesturen van het LOP Aalst SO mandateren het LOP Aalst SO voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Uw persoonsgegevens worden door het LOP Aalst SO verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2024-2025, op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.

3. Privacyverklaring.

Welke informatie van uw gezin zit in het aanmeldingsregister ?

In het aanmeldingsregister worden volgende gegevens geregistreerd :

  • Die je bij het aanmelden invult: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, wie het kind heeft aangemeld (ev. vertrouwenspersoon), contactgegevens van de ouders, uw schoolkeuzes en uw voorkeurorde.
  • Die noodzakelijk is voor de ordening van je kind in elke school die je aangeeft:
    • Of een ouder op de school werkt,
    • Of er al een broer of zus op school zit,

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind.

Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren?
Je kunt jouw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode.
Je contacteert de helpdesk helpdesk@naarschoolinaalst.be
Je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens.


Na 19 april 2024 om 14u is het niet meer mogelijk om je gegevens te wijzigen.


Waarvoor worden de gegevens van je kind en je gezin gebruikt ?

  • Op individueel niveau worden de gegevens van je kind gebruikt voor:
    • de rangordening van je kind en de toewijzing van een school.
    • Om je op de hoogte te brengen van het resultaat van je aanmelding.
    • Om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven.
    • Om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.
  • Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt
    • om de goede werking van het aanmeldsysteem BDWM te evalueren
    • Om na te gaan of het systeem technisch goed functioneert, de rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren
    • In welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders

Wie kan welke gegevens van uw kind en uw gezinssituatie inzien ?

  • De personen die door het LOP Aalst SO gemandateerd zijn om het aanmeldsysteem te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen te bemannen.
  • BDWM, de ontwikkelaar van het aanmeldingssysteem.
  • De directeur van de school die aan je kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijving van je kind.
  • De school krijgt niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
  • De zorgcoördinatoren van de basisscholen in Aalst krijgen een lijst met persoonsgegevens van kinderen (naam, RRN) die schoollopen in hun school en nog niet aangemeld zijn op 30 maart 2023. De zorgcoördinator en/of leerkracht 6de leerjaar zal jou contacteren, wanneer jouw kind nog niet is aangemeld en/of er ongerustheid is of jouw kind is aangemeld voor het juiste leerjaar. Hetzij 1A, 1B of beide. Ouders die kiezen voor een school buiten Aalst worden niet gecontacteerd.
  • De directeur van de scholen waar je kind op de weigeringslijst komt.
  • De scholen hebben uitsluitend toegang tot de volgende gegevens:
    • adres, telefoonnummer en naam van de ouders
    • geboortedatum, RRN (rijksregisternummer), adres van het kind
    • of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel


Hoe worden de gegevens van uw gezin gecontroleerd?
De controle bestaat uit twee delen:

  • Controle door de beheerder :

Gemandateerde beheerders van het aanmeldsysteem van het LOP Aalst SO zijn :
LOP Deskundige LOP Aalst SO – Liesbeth Croene
Coördinator flankerend onderwijsbeleid Aalst – Lieve Van Den Eeckhout
Consulent Huis van het Kind Aalst – Sylvie Rosewick

Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de criteria afgesproken binnen het LOP Aalst SO, gebeuren volgende noodzakelijke controles:

  • Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
  • Dubbele aanmelddossiers : één kind kan maar één keer aangemeld worden.

Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen.
De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of te corrigeren.
Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een aanmelddossier nooit aangepast.

  • Controle door de school bij inschrijving:
    Wanneer je je kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:
  • Identiteitsbewijs van je kind;
  • Behoort je kind tot een voorrangsgroep = is er al een oudere broer of zus ingeschreven inde school
  • Bewijs van woon- of verblijfplaats van het kind;

Opgelet !

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je je recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

Hoelang worden je gegevens bewaard?

  • op 14 mei 2024 worden alle gegevens gekopieerd naar een beveiligde archief-website. Alle gegevens op de originele website worden dan gewist van de originele website.
  • Op 10 oktober 2024 worden de gegevens op de archief-website geanonimiseerd. BDWM wist ook alle backups en e-mails waarop nog persoonsgegevens terug te vinden zijn van deze aanmeldperiode. 14 dagen na deze datum (wanneer ook de databanken van Combell en Sendinblue niet meer te herstellen zijn), is het onmogelijk voor BDWM om nog persoonsgegevens van deze aanmeldperiode terug te vinden.
  • Het LOP bewaart gedurende maximum 10 jaar een dataset van geanonimiseerde gegevens inzake het globale resultaat van de aanmeldingen in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeld – en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan u terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

  • Heb je vragen over welke gegevens wij over jou verwerken?
    Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen?
    Neem contact op met helpdesk@naarschoolinaalst.be
  • Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Wend je tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc .
  • Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure ? Ondervind je een probleem bij het aanmelden ? Heb je een klacht over het resultaat van de aanmelding ?
    Neem contact op met helpdesk@naarschoolinaalst.be

Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldingsperiode om contact te nemen.
Bezorg de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst SO uw eventuele klacht bij voorkeur voor 19 april. Indien niet mogelijk, bespreken we uw klacht graag op 24 april 2024. Stuur ons een mailtje naar
helpdesk@naarschoolinaalst.be

  • Ben je niet akkoord met het resultaat van de aanmelding en/of met het antwoord van de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst SO ?
    Je kan binnen de 30 schooldagen na de vaststelling van de betwiste feiten een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Contactgegevens :
Vlaamse overheid Agentschap voor Onderwijsdiensten – AGODI Hendrik Consciencegebouw Secretariaat Commissie inzake Leerlingenrechten Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel

E-mail : commissie.leerlingenrechten@vlaanderen.beTel : 02 553 98 83

4. Aan-vink-veld op het aanmeldformulier

De ouder geeft toestemming via het aanvinkveld in het digitaal aanmeldformulier om de aanmeldgegevens van het kind te gebruiken binnen de vooropgestelde gebruikersovereenkomst, zoals hierboven omschreven in het kader van een aanmeldprocedure.

Ik ben akkoord dat het Lokaal Overlegplatform (LOP) Aalst SO de ingevulde persoonsgegevens conform haar privacy beleid behandelt.
Als je dit aanmeldformulier verzendt, geef je ons toestemming om ze te gebruiken voor het aanmelden van je kind tijdens het huidige aanmeldjaar en voor de evaluatie van de aanmeldingsprocedure.

We verwijderen deze gegevens uit de database van ons aanmeldsysteem na het einde van het schooljaar waarvoor je kind is aangemeld.

Je ontvangt, bij het afronden van de aanmelding een overzicht van de ingevulde gegevens van je kind.
Je kan contact opnemen met de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst SO – helpdesk@naarschoolinaalst.be om foute gegevens aan te passen of te verwijderen.
Vermoed je dat iemand je persoonsgegevens onrechtmatig gebruikt?
Meld het aan de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Aalst SO helpdesk@naarschoolinaalst.be (Bij deze Ombudsdienst kan je ook een klacht indienen over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan. Zie verder op het einde van deze tekst).

Indien je denkt dat de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van je kind niet gebeurt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), kan je een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc .

Meer informatie over uw rechten en privacy vindt u bij ‘Veel gestelde vragen’ op de website www.naarschoolinaalst.be.